Desde el 21 de junio la Intendencia de Montevideo junto a los Municipios y sus CCZ comenzaron a utilizar el nuevo Sistema de Expediente Electrónico (SEL) para una gestión más transparente, ágil y eficiente.
Desde esa fecha los expedientes pasan del formato papel al medio electrónico, buscando una modernización del sistema y una optimización de los procedimientos.
El sistema incorpora protocolos de seguridad asegurando el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.
A través de este nuevo sistema daremos respuesta a una de las mayores demandas ciudadanas: la profundización en la mejora de la gestión. Se trata de un cambio cultural apoyado en la tecnología, y estructural a nivel de la gestión departamental.
UN PASO FUNDAMENTAL
Luego de su implementación, sustituyendo al actual Sistema de Seguimiento (SEM), el Sistema de Expediente Electrónico (SEL) se constituirá en el único mecanismo válido para la tramitación de expedientes públicos.
Unos 70 funcionarios y funcionarias de nuestro Municipio y de su Servicio Centro Comunal Zonal han sido capacitados previamente para el uso de esta nueva herramienta, a través de cursos y contando con material de apoyo, para que la transición hacia al SEL sea gradual y ordenada.
La incorporación del nuevo sistema se realizará de forma paulatina, complementándose al inicio con su versión papel y yendo hacia la optimización de forma gradual, para respetar los procesos de adaptación de funcionarias y funcionarios.
El SEL es una herramienta transversal, que será utilizada tanto en la administración central como en lo servicios descentralizados: Municipios, Centros Comunales Zonales y otras dependencias.
BENEFICIOS DEL SEL
La gestión electrónica de expedientes, mediante la instrumentación del SEL, traerá múltiples beneficios tanto para la institución como para la ciudadanía, ya que elimina procedimientos favoreciendo ahorro de costos y agilidad en los procesos, algunos de ellos serán:
- Ahorro de tiempo: mediante la eliminación del tiempo de registro de pases y traslados, y posibilitando búsquedas más ágiles.
- Ahorro de recursos: en el uso de papel y reducción de su impacto contaminante, tanto del expediente original como de sus fotocopias y duplicados. Además, la eliminación de traslado físico repercutirá favorablemente en la reducción del impacto contaminante. La digitalización de los expedientes eliminará en forma progresiva la infraestructura de archivo físico.
- Mejora en la calidad de trabajo: a través del SEL se determinará cada etapa del trabajo asignado, así como aquél que esté pendiente podrá ser identificado claramente.
Ésto permitirá facilitar la organización de la tarea, beneficiando a las funcionarias y los funcionarios y sus equipos de supervisión. Además el sistema asegura uniformidad en la forma de realizar cada trámite, lo que repercutirá en mayor practicidad y más garantías para tanto funcionarias y funcionarios, como ciudadanas y ciudadanos.
- Seguridad, trazabilidad y transparencia: los procesos iniciados en el SEL serán trazables, otorgando garantías para usuarios y la ciudadanía. A su vez, la condición digital del expediente permitirá asegurar su perfecta conservación, así como evitar posibles pérdidas, extravíos o adulteraciones.
El nuevo sistema incorpora protocolos de seguridad de confidencialidad selectiva, asegurando el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales y brindando herramientas de reserva a aquellos los que lo demanden. La transparencia estará garantizada ya que el SEL permitirá generar auditorías de todos los procesos, respondiendo las preguntas claves quién, cuándo y qué.
Nota extraída de web oficial de Intendecia de Montevideo.